Pour commencer à structurer les rendez-vous de votre cabinet, voila un modèle d’agenda.

Ce modèle est utilisable gratuitement, pour le télécharger, merci de le préciser dans le commentaire de votre inscription à la newsletter.

Le modèle vous fournit :

• Un tableau de bord, qui vous permet de mesurer l’évolution de la prise de rendez-vous et du chiffre d’affaires de votre cabinet mois par mois (illustré et expliqué dans la deuxième section de cet article)
• Des sections pour les rétrospectives mensuelles, pour consigner les points forts et les axes d’amélioration des mois écoulés (expliqué dans la deuxième section de cet article)
• Une feuille avec le planning hebdomadaire qui vous permet d’organiser vos rendez-vous et d’enregistrer vos encaissements.

Les sections ci-dessous détaillent de façon illustrée le contenu de chaque feuille et le mode opératoire pour les adapter et les utiliser dans votre cabinet.

Pour visualiser le fichier en direct, cliquer ici.

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Planning type d’une semaine de travail.

Chaque feuille dans ce fichier correspond à une semaine de travail. Il suffit de changer la semaine, et les dates s’acualisent automatiquement pour votre nouvelle semaine.

Une feuille est composée de deux parties :

• La première : contient l’agenda de votre semaine de travail, avec les créneaux pour positionner vos rendez-vous
• La deuxième : elle se trouve à droite du fichier, pour renseigner les encaissements de votre semaine. Pour chaque encaissement, il faut préciser la date, le patient, l’acte de soin concerné, le montant et un commentaire pour toute fin utile

L’entête de la feuille comporte :

• Le nom du cabinet
• La semaine de travail (le premier lundi de la semaine), cette information paramètre automatique les jours de travail de votre semaine
• Nbre de rendez-vous : déduit automatiquement. Au fur à est mesure que la prise de rendez-vous avance, ce denier s’actualise
• Recette de la semaine de travail : calculé automatiquement à partir des encaissements saisis au fil du temps

Défiler à droite pour voir le contenu complet du fichier.

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Tableau de bord.

Cette feuille comporte deux rubriques :

• La premiere : sert à restituer les principaux indicateurs de suivi de votre cabinet. A savoir, l’évolution de la prise de rendez-vous et l’évolution du chiffre d’affaires mois par mois. Premièrement affichés sous forme de tableau, et deuxièment sous forme de graphiques pour plus d’imagination et d’interprétation de vos résultats.

Les indicateurs se calculent automatiquement en se basant sur les feuilles dédiées au planning de travail hebdomadaire. Les semaines du même mois sont sommées pour donner un résultat mensuel.

• La deuxième : consacrée à renseigner des commentaires mensuels sur les résultats du mois écoulé. En effet, il faut reprendre dans ces zones les 5 points forts du mois, ainsi que les 5 axes d’améliorations sur lesquelles il faut travailler les mois suivants.

L’idéal est de faire l’exercice en présence des équipes, car certains axes d’amélioration les concernent directement. Par ailleurs, les équipes peuvent être une force de proposition pour trouver des solutions aux problèmes identifiés.

Evolution de la prise de rendez-vous.

Ce graphique vous permet d’analyser la prise de rendez-vous de votre cabinet mois par mois. Ce dernier se constitue automatiquement en calculant le nombre de rendez-vous de votre agenda.

Le graphique vous aidera à mieux cerner la saisonnablité de votre cabinet, d’analyser le retour d’éventuelles campagnes de communication, …

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Evolution chiffre d’affaires du cabinet mois par mois

Vous permet d’analyser le chiffre d’affaires mois par mois. Le graphique est constitué automatiquement à partir des feuilles de la prise de rendez-vous, et des encaissements, …

Bilan qualitatif mensuel

Il s'agit d'une occasion mensuelle pour faire la rétrospective des semaines écoulées.

Il importe, non seulement de relever les points forts du mois, comme le lancement d'un nouveau service qui a donné satisfaction, une campagne digitale qui a généré le flux escompté. Mais aussi, de mettre le point sur les axes d'amélioration, qui peuvent porter sur :

• Les réclamations client les plus récurrentes
• L'annulation des rendez-vous et les chevauchements au niveau de l'agenda
• Utilisation des machines, ...

Il convient également de dresser rapidement une liste de solutions potentielles à essayer les semaines suivantes. Ainsi, pendant la rétrospective du mois suivant, il est nécessaire d'évaluer la pertinence des solutions apportées.

De cette manière, le cabinet s'inscrit véritablement dans une dynamique d'amélioration continue.

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