Récupérer le chiffre d’affaires perdu

Comment récupérer le chiffre d’affaires perdu à cause de la crise du COVID-19?

Après plusieurs mois d’arrêt, et le choc brusque qu’a subit toute l’économie, ceux qui pensent qu’acheter des masques, du gel hydroalcoolique, coller une affichette et faire quelques posts sur les réseaux sociaux relancera son activité se trompent sur toute la ligne. Sachez également que cet article n’est pas pour vous.

Pour une situation exceptionnelle, la mise en place de mesures exceptionnelles et l’ultime moyen de s’en sortir. Autrement, il faut s’attendre à de maigres résultats, et un cercle vicieux qui risque de durer. Reprendre l’activité, alors que plusieurs factures se sont déjà accumulées, entre loyer, traites et salaires, vaut mieux préparer et tailler un plan d’attaque bien ficelé, et l’échelonner dans le temps. Un plan à la hauteur des défis induits par la crise sanitaire.

Personne ne travaille pour la gloire ! Au bout du compte, le praticien doit retrouver ses comptes en fin du mois.

La reprise risque d’être difficile, surtout, si l’on additionne les nouvelles contraintes imposées par le COVID-19. Lesquelles contraintes viennent rallonger la durée normale d’une séance; il faut nécessairement intégrer le temps de désinfection avant et après la séance.

Chaque patient vous coûtera pour le protéger, il est vrai que unitairement, le coût est relativement faible, mais rapporté aux achats globaux, la facture risque rapidement de grimper comparé au chiffre d’affaires globale. De plus, les journées de travail sont réduites, et du coup moins de rendez-vous comparés à une journée normale avant COVID-19. Sans oublier également, la nécessité de distancier les rendez-vous.

Je sais que la liste n’est pas exhaustive, mais le but de l’article est non pas de vous décourager, mais plutôt de vous révéler les secrets pour transformer votre cabinet et surfer sur la vague. Car tout risque et toute contrainte amènent des opportunités, l’idée ici, est de vous ouvrir les yeux pour saisir ces opportunités, pour vous démarquer et inverser la tendance actuelle.

Tout le monde est gavé de voir des communications autour des masques, des gants, du plexi-glace, et des affiches collées un peu partout pour rappeler le respect des mesures d’hygiène, tous les centres communiquent sur ces aspects, et du coup pour les clients, il s’agit d’une évidence; de toute façon c’est une obligation; et ce n’est donc plus un point de différentiation pour le choix d’un centre comparé à un autre.

Beaucoup se précipiteront pour annoncer leurs meilleurs offres, qui passent très souvent par des diminutions drastiques de prix inexplicables pour les clients, ce qui créé une bataille féroce, et une compétitivité axée sur les tarifs. Il s’agit là, de la meilleure manière de tuer un marché, et d’une guerre perdue d’avance pour tout le monde ! Ceux qui le font finissent avant même d’avoir commencé, il ne faut surtout pas qu’ils vous attire dans leur terrain de jeux.

Certains iront dans le sens d’attendre, que les choses aillent mieux d’elles même, ou  probablement des mesures étatiques de soutien. Il importe de souligner l’importance d’actions collectives à travers des regroupements professionnels, des associations et de représentations de la profession. Néanmoins, l’attentisme n’est en aucun cas, une attitude à adopter.

La première phase pour construire votre plan est de faire un point d’étape pour relever vos forces et vos faiblesses. Car vos forces seront de véritables fondations sur lesquelles vous pouvez bâtir votre plan d’attaque, et vous aideront à transformer en profondeur votre profession, et par la suite votre centre.

Une transformation indispensable, qui non seulement assurera votre survie à court terme, mais garantira votre prospérité et votre épanouissement personnel et professionnel à moyen terme. Ce point d’étape est l’occasion pour vous de dresser les douleurs dont souffrent votre centre, et de commencer à identifier les remèdes potentiels :


1/ En terme de trésorerie

“Ouiii, j’ai de l’argent dans mon compte, je peux en faire ce que je veux” !

Beaucoup y croit, et gère l’argent du centre comme si c’était le leur! Ils oublient par ailleurs qu’ils ont comme associe l’état, les fournisseurs et les collaborateurs.

Il s’agit d’une opportunité de dresser la situation actuelle, de faire le bilan des pertes, et de critiquer constructivement sa gestion. Il est question aussi de recenser tous les flux d’argent prévisionnels entrants et sortants, idéalement mensualisés, avec au moins un horizon de 6 à 9 mois. Pendant cette exercice, une attention particulière doit être prêtée à l’analyse des décaissements fixes, en essayant de variabiliser au maximum les charges fixes.


2/ En terme de gestion du personnel

Il s’agit là, d’un des leviers majeurs de votre centre, le personnel doit être associé dans la construction du plan, ceci développera davantage son appartenance, et son appropriation, et militera à vos côtés pour sa réalisation, il s’agit de la meilleure manière de développer l’estime de soi de votre personnel.

Il importe aussi de dire que c’est une occasion pour évaluer ses compétences, d’identifier ce qu’il sait faire, et ce qu’il ne maîtrise pas. Cette analyse doit être croisée avec votre catalogue de produits et de service actuel et futur pour identifier les voies possibles pour chaque collaborateur.

De nos jours, et avec les avancés technologiques que connaît le monde de la beauté et du bien-être, la formation continue est votre meilleur allié, pour développer les compétences de votre équipe et ainsi enrichir continuellement votre catalogue de produits et de service.

Innover et proposer de nouveaux services différenciateurs est la pierre angulaire de votre plan de reprise. Le personnel doit être considéré comme un vrai partenaire, il doit partager vos soucis, vivre vos angoisses et surtout ressentir le bien-être profond quand tout va bien pour votre centre.

Dans une relation de partenariat, une stratégie de gagnant/gagnant doit toujours être mise en avant, il est injuste et inéquitable que le personnel touche le même salaire quelque soit le niveau d’activité du centre.

Exiger la performance plutôt que la disponibilité, ceci passera par une fixation d’objectifs et une évaluation périodique (le plus simple est de le mensualiser), et par conséquent indexer la rétribution au niveau de contribution de chaque collaborateur.

Ce qui vous conduira à rendre une partie de votre masse salariale variable, et par conséquent le soulagement des charges fixes. Car par définition, toutes les charges variables doivent être directement corrélées au niveau d’activité de votre cabinet, il y a aucun problème à récompenser le personnel quand le cabinet marche bien. Dans cette rubriques, plusieurs interrogations doivent trouver des réponses, à minima les points suivants :

  • Avez-vous les meilleurs compétences (personnes) comparativement aux valeurs et aux exigences de votre centre et en croisement de votre catalogue de produit/service ? La réponse à cette question devra également intégrer la dimension client (ses exigences, sa catégorie socio-professionnel, son profil type, …). D’où mon point de départ, de bien choisir son segment de clientèle et de ne pas tenter de travailler avec TOUT LE MONDE, nous ne serez pas en mesure de les satisfaire tous, car chaque segment à ses propres exigences, qui peuvent parfois être contradictoires d’un segment à l’autre.
  • Quel est le parcours type d’une nouvelle recrue au sein de votre centre (formation, explication des consignes de travail, des interdits, des règles de base de votre centre et de ses valeurs, …). Il importe aussi d’expliquer si cette nouvelle personne travaillera par objectif ou pas, si oui quel est son objectif, et quel est l’impact de sa réalisation sur sa rémunération ?
  • Quel est le mode de transmission des procédures de travail, et quels moyens vous avez en place pour recueillir les remontées terrain de votre personnel ? A ce propos, il convient d’avoir un rituel période (idéalement 5 minutes par jour, ou une fois par semaine), pour faire des débriefs, transmettre de nouveaux objectifs, recueillir les problèmes et proposer des pistes pour les solutionner, … . Cette réunion d’échange ne doit pas remplacer les séances individuelles que vous devrez tenir au besoin.
  • On dit souvent que ce sont les meilleurs qui partent ….”, votre cabinet en a véritablement besoin. A ce sujet, avez vous une tactique claire pour fidéliser et retenir les bons profils (incitations, rémunération, promotions, formation continue, …) ?

“Si vous voulez aller vite, allez-y seul. Si vous voulez aller loin, allez-y ensemble.” 

Par ailleurs, nous vous préparons plusieurs modèles de documents qui vous aideront à structurer vos réponses et avoir des plans RH simple et précis. Pour les recevoir en avant première, inscrivez-vous à notre newsletter.


2/ En terme de management et d’organisation

“Je n’ai rien fait de mal, je suis très bon en rééducation, tous mes clients reconnaissent ma compétence, et pourtant j’ai mis la clé sous la porte …” 

Et oui, être un excellent praticien ne signifie aucunement une réussite certaine. Il est évident qu’être compétent dans votre domaine fait de vous un bon praticien. Avec des lacunes en management et en organisation, vous demeurez un bon praticien. Ce qui est nécessaire, mais pas suffisant pour diriger une affaire !

  • Avez-vous un catalogue de produits/services claire, et compréhensible par tous vos praticiens ?
  • Connaissez-vous la rentabilité de chaque produit/service de votre cabinet ?
  • Quel est votre meilleur produit/service en terme de rentabilité ? Et quel est le meilleur en satisfaction client ?
  • Avez-vous des objectifs de vente par mois et par semaine ? Avez-vous des objectifs par praticien ?
  • Si vous faites de la communication (sur les réseaux sociaux, flyers, blogueurs, influenceurs, …). Quel était le retour sur investissement de votre dernière action de communication, autrement, combien vous a t elle coûtée, et qu’est ce qu’elle vous a rapportée ?
  • Combien de nouveaux clients vous avez reçu en 2020 ?
  • Quel était le chiffre d’affaires du mois de janvier 2020 comparé à janvier 2019 ? Votre affaire progresse-t-elle ?
  • Votre activité a t elle une saisonnalité ?
  • Avez-vous une dépendance particulière ? Les dépendances peuvent être multiples, en effet, dépendre d’un seul produit/service pour la plus grande partie de votre chiffre d’affaires. Les clients qui viennent chez vous car ils aiment bien un praticien, même si le praticien est vous; qu’advient il de votre cabinet si vous êtes absent pour une longue période ? L’autre forme de dépendance concerne un fournisseur spécifique, qui vous fournit un produit en particulier.

Si vous n’avez pas répondu à ces questions, ou que vos réponses étaient partielles, sachez qu’il est nécessaire de remettre en question votre gestion, et de se dire STOP au mode de gestion aléatoire.

En effet c’est un mode où vous êtes piloté par les problèmes, par le quotidien ou peut être même par une croissance non structurée et non planifiée.

Optimiser la gestion de son cabinet de kiné post COVID-19

Les bons résultats inexpliqués, sans identification des mécanismes qui vous ont aidé à les atteindre, ni des procédés à reproduire pour revivre le succès est également très dangereux. Dans ce mode, votre baraque dépend fortement du sens du vent, une fois une journée est terminée, vous attendez le lendemain. Après écoulement d’une semaine, vous vous attendez à ce que la semaine suivante soit meilleure.

Mais enfin de compte, “reproduire les mêmes étapes (erreurs) ne peut conduire qu’au même résultat

L’idée ne va surtout pas dans le sens de vouloir tout écrire et passer un temps fou à formaliser, toutefois un minimum de temps doit être consacré à la recherche de réponses à toutes les questions précédentes, sans bien évidemment oublier d’associer à chaque fois que c’est possible votre personnel.

Les réponses et les plans peuvent tout simplement être des documents, des tableurs ou des données introduites dans un logiciel qui vous aidera et vous guidera à piloter votre navire. Faire l’exercice une fois, c’est bien! Le refaire et l’améliorer à chaque fois est encore mieux. A ce sujet, vos plans et vos réponses doivent s’inscrirent dans la durée, il est ainsi indispensable de revoir et d’évaluer toutes vos réponses régulièrement, en veillant à chaque fois que le plan suivant soit meilleur que celui qui l’a précédé.

Notre contexte est très agité, et il est en perpétuel mouvement. Par conséquent vos plans devront suivre.

Pour des besoins de concision, je n’ai pas voulu réservé un axe en entier à ce sujet. Il fera l’objet d’un article dédié pour vous éclairer sur la gestion des risques dans un centre de Kiné et de bien-être.

Nous avons tous compris, à travers la crise que nous traversons qu’une dimension gestion des risques est primordiale pour la survie de toute entreprise. Ceux qui regardaient la gestion des risques comme un concept indigeste et abstrait, l’incidence provoquée par le COVID-19 que nous sommes en train de consommer est un exemple concret et pragmatique de risque. A cet égard, bien s’armer et se préparer avec des plans de parade aux risques identifiés, est plus que nécessaire. Inscivez-vous à notre newsletter pour recevoir l’article.

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